秘書へメールをくださる方は、多くの場合役職につかれているような忙しい立場の方がほとんどです。ですからメールにおいても常に相手が忙しいことを意識しなくてはなりません。

■件名・・・用件を簡潔に分りやすく

もしあなたが上司の立場だったとして、どちらがより親切でわかりやすいでしょうか。

Ａ「スケジュールの件」
Ｂ「日程変更依頼－山田商事9/27」

答えはＢですよね。件名をみただけでメール本文をみなくてもその内容が予測できます。1日何十件もメールのやりとりをしている上司にとっては、たった1通のメールをみる時間ですら惜しいのです。これなら上司自身がメールのプライオリティ（優先順位）を考えメールを確認できます。

また件名はメールボックスの設定によってはその右端がきれてしまことがあります。ですから「スケジュール」という長いことばは「日程」の二文字に置き換えるなど、すべての言葉をみてもらえるようにも工夫します。

■本文・・・用件を先に、簡潔に

また、秘書のメール業務では多くの場合ふたつの種類に分類できると思います。ひとつには上司とのやりとり。ふたつには社外や社員とのやりとりです。上司とのやりとりでは「スケジュール調整」「上司から依頼された文章の提出」「機密事項の調査報告」など、以前ではいちいち部屋に伺って行わなくてはならなかったことがメールでも可能になりました。

ふたつには社員や社外の人とのやりとりです。ここでは「社長への面談依頼」や反対に「先方の社長への面談依頼」・「社員の呼び出し」など内容はさまざまです。どちらにしてもお互いの架け橋となることが「秘書」の役割です。この架け橋によって新しい仕事の獲得につながる場合も大いにあります。しっかり気合をいれて取り組みたいものです。

本文にも「忙しい上司」への気配りが必要です。文書を書くとなると小説や手紙のように大事なことを半ばから後半にかけて書きたくなるものです。ですがメールの場合は手紙のような「前文」「前置き」「季節の挨拶」などは最小限にして大事な用件を優先して簡潔に伝えることがビジネス界の暗黙のルールとなっています。例をみてみましょう。

◎文例

社長　鈴木様、

おはようございます。秘書の大木です。

早速ですが、山田商事　社長山田様との面談スケジュールの変更依頼の連絡が高橋営業部長経由でありました。

■希望内容
9月27日（水）11：30～　当社面談室にて　（当初の予定は9月20日11：30でした）

■変更理由
取引先の米国○○社の工場生産が大幅に遅れ、この日予定していたサンプル商品の到着も大幅に遅れをとったため。

以上

それではよろしくお願い申し上げます。

秘書課大木

これだけで十分ですよね。余計な美辞麗句や業務連絡については過度の「敬語」や「丁寧語」は必要ありません。用件をいかに「短く・簡潔に・わかりやすく」伝えられるかが、できる秘書との分かれ目です。この際、CCで連絡をくれた高橋部長にもメールをいれましょう。そうすることで社長は一度の「返信」で、秘書と高橋部長の両者にメールをおくれ手間がはぶけます。また高橋部長も話の進行がみえ安心です。